Les besoins

Le module Besoins vous permet de formaliser une demande de recrutement, de la faire valider par les personnes concernées, puis de la transformer en offre en un clic, sans ressaisir les informations. Cet article présente l’ensemble du module et son fonctionnement.

👉 Bon à savoir : vos besoins déjà créés ne changent pas. Ils restent accessibles et conservent leur historique. Les nouveautés décrites ci-dessous s’ajoutent à votre usage habituel.

À quoi sert un besoin ?

Un besoin est une demande de recrutement formalisée en amont de la création d’une offre.

Il permet de recueillir le contexte du recrutement, de le soumettre à une chaîne d’approbation, puis, une fois validé, de générer directement l’offre correspondante.

Vous gardez ainsi une trace claire de qui a demandé quoi, pourquoi, et de ce que la demande est devenue.

Créer un besoin en 4 étapes

La création d’un besoin reprend le même formulaire que la création d’une offre, pour une expérience cohérente d’un bout à l’autre.

• Étape 1 et 2 - Informations du poste. Identiques aux deux premières étapes du formulaire d’offre (mêmes champs, même ergonomie). Si vous partez d’un modèle de besoin, ces champs sont préremplis et restent modifiables.
• Étape 3 - Informations complémentaires. Toujours présente. Elle contient une question « Pourquoi ce besoin ? » (texte libre), ainsi que les départements et collaborateurs concernés.

Si un questionnaire de besoin est rattaché au modèle, ses questions s’affichent ici, à la suite. Les questions marquées comme obligatoires doivent être remplies pour continuer.

• Étape 4 - Chaîne d’approbation. Sélectionnez une chaîne existante ou ajoutez manuellement les approbateurs. Tous les approbateurs sont sollicités en parallèle et peuvent valider dans n’importe quel ordre.

Les questionnaires de besoin

Nouveau type de questionnaire disponible dans Paramètres > Modèles de besoin.

Il vous permet de collecter des informations sur mesure au moment de la demande (par exemple : cadre d’emploi, grade, personne actuellement en poste, justification budgétaire…).

Vous disposez des mêmes possibilités que pour un questionnaire candidat : plusieurs types de questions, questions obligatoires ou non, réordonnancement, duplication et suppression.

💡 Astuce : Créez d’abord un modèle de questionnaire, et rattachez le ensuite à un modèle de besoin

Gagner du temps avec les modèles de besoin

Depuis Paramètres > Modèles de besoin, vous pouvez préparer des modèles réutilisables par vos collaborateurs.

Un modèle peut combiner, dans n’importe quel ordre : un préremplissage des étapes 1 et 2, un questionnaire de besoin, et une chaîne d’approbation. Au moment de créer un besoin, il suffit de choisir le modèle : tout est prérempli, et modifiable.

Retrouver et suivre vos besoins

L’index des besoins vous donne une vue d’ensemble : titre, demandeur, approbateurs, statut et date de demande.

Vous pouvez filtrer par demandeur, poste, statut et date, et basculer entre l’onglet « Tous les besoins » et « Mes besoins ».

Des onglets par statut vous permettent de vous concentrer d’un coup d’œil sur les besoins à valider, validés, transformés, en brouillon ou refusés.

Le cycle de vie d’un besoin

Statut — Ce qu'il signifie

Brouillon — Besoin créé mais pas encore envoyé à la chaîne d'approbation.

À valider — Envoyé aux approbateurs, en attente de validation.

Validée — Tous les approbateurs ont validé, le besoin peut être transformé en offre.

Transformée en offre — Au moins une offre a été créée à partir du besoin.

Refusée — Au moins un approbateur a refusé, le besoin peut être modifié puis renvoyé.

Modifier un besoin

Un besoin peut être modifié par son créateur ou par un administrateur. La modification conserve les commentaires et les fichiers déjà attachés.

Lorsqu’un besoin est renvoyé à la validation, la chaîne d’approbation est réinitialisée : tous les approbateurs sont sollicités à nouveau.

Un besoin refusé peut être corrigé puis renvoyé, il repasse alors « En cours ».

Transformer un besoin en offre

Dès qu’un besoin est validé, le bouton « Transformer en offre » crée une offre pré-remplie à partir des informations du besoin (étapes 1 et 2). Vous êtes redirigé vers la nouvelle offre pour finaliser sa publication.

• Si votre besoin prévoit plusieurs recrutements, le bouton reste disponible : vous pouvez générer plusieurs offres depuis un même besoin.
• Les offres ainsi créées sont listées dans la section « Offre(s) générée(s) » de la vue détail du besoin.

Questions fréquentes

• Mes besoins existants sont-ils impactés ? Non. Ils restent accessibles et conservent leur historique.
• Puis-je créer un besoin sans modèle ? Oui, vous pouvez partir d’un formulaire vierge à tout moment.
• Que se passe-t-il si je modifie un besoin déjà validé ? La chaîne d’approbation est renvoyée pour une nouvelle validation. Un besoin déjà transformé en offre n’affecte pas les offres déjà générées.
• Puis-je générer plusieurs offres depuis un même besoin ? Oui, si le besoin prévoit plusieurs recrutements.

Besoin d’aide ?

Écrivez-nous depuis la plateforme ou à support@layan.eu 👋