Messagerie Candidat

🔍 Accéder à la messagerie

La messagerie se trouve directement dans la fiche candidat, à l’emplacement de l’ancien historique des mails.

Vous y trouverez toutes les conversations (ou “boucles”) liées à ce candidat, classées du plus récent au plus ancien.

Filtres disponibles :

• Par offre ou vivier
• Par statut de lecture (lu / non lu)

💬 Types de conversations

Conversations automatiques

Une conversation est créée automatiquement pour chaque type de message suivant :

• Confirmation de candidature ou de candidature spontanée
• Refus de candidature
• Invitation à un événement depuis l’agenda

Les réponses des candidats à ces mails arrivent directement dans la conversation correspondante.

Conversations manuelles

Vous pouvez :

• Répondre à une conversation existante
• Créer une nouvelle conversation rattachée à une offre ou un vivier

⚠️ Il n’existe pas de fusion de conversations : chaque nouvelle conversation est indépendante.

✉️ Rédiger et envoyer un message

Mode rapide

Pour un envoi instantané :

• Écrivez votre message directement depuis la messagerie
• Formatage possible : gras et italique
• Envoi immédiat sans paramétrage supplémentaire

Options avancées

Accessible à tout moment, ce mode reprend toutes les fonctionnalités de l’ancienne modale :

• CC / CCI
• Signature personnalisée
• Modèles d’e-mails
• Programmation d’envoi
• Pièces jointes

Envoi en masse

Depuis le pipeline, vous pouvez envoyer un message à plusieurs candidats simultanément.

Chaque candidat reçoit une conversation individuelle automatiquement créée dans sa fiche.

• Limite : 80 destinataires maximum
• Les variables de personnalisation (mots-clés) fonctionnent comme avant

🧾 Expéditeur et signature

Les messages sont envoyés depuis une adresse e-mail anonymisée liée à votre entité.

Pour identifier correctement le candidat, l’offre ou le vivier associé, ainsi que l’utilisateur ayant envoyé le message, Layan génère des adresses mails uniques.

Cela peut donner lieu à une suite de chiffres dans l’adresse, mais ne vous inquiétez pas : le nom affiché dans le mail restera celui de l’utilisateur ou celui de l’adresse générique “recrutement”, selon le choix effectué lors de l’envoi. Le même principe s’applique à la signature.

ℹ️ Ce fonctionnement est indispensable pour garantir que chaque message remonte correctement dans la messagerie et que les réponses des candidats soient correctement rattachées.

Vous pouvez toujours choisir d’envoyer vos messages directement depuis votre boîte mail personnelle, mais dans ce cas, les échanges ne seront pas centralisés dans Layan.

Cas particuliers pour les messages automatiques :

• Si une adresse mail générique est paramétrée → nom et signature de cette adresse
• Si aucune adresse générique n’existe → nom et signature du premier utilisateur du compte (souvent l’administrateur)

🔔 Notifications et alertes

• Notifications push et e-mail : envoyées à l’utilisateur qui a déclenché la conversation
• Pastilles de notification : visibles par tous les utilisateurs ayant accès à la conversation

👥 Visibilité et droits d’accès

• Les conversations sont visibles uniquement par les utilisateurs affiliés à l’offre ou au vivier du candidat
• Les administrateurs voient toutes les conversations et peuvent y répondre
• Les managers et recruteurs peuvent répondre à une conversation créée par un autre utilisateur, s’ils sont affiliés à l’offre ou vivier concerné

🕓 Historique et anciens messages

Tous les messages envoyés avant le déploiement restent consultables uniquement en lecture dans l’onglet Messagerie.

• Les réponses reçues sur ces anciens messages ne remontent pas dans la nouvelle messagerie
• À partir du déploiement, toutes les nouvelles conversations sont automatiquement suivies et historisées sur Layan

📩 Pour toute question ou besoin d’accompagnement, notre équipe support est à votre disposition sur le chat ou le mail support@layan.eu

📘 Pour aller plus loin :

• Consulter la FAQ complète
• Fiche candidat